工作場所正處于另一個特殊時期的陣痛之中。隨著在家工作成為主流，彈性工作也成為實體工作場所的新規(guī)范，辦公室本身需要改變以更好地適應員工。具體而言，行政管理人員需要優(yōu)化工作場所以獲得利用。充分利用的工作空間意味著它可以滿足員工的需求。為了圍繞這些需求塑造環(huán)境，這說起來容易做起來難。僅查看哪些有效或似乎有效是不夠的。以主要方式重塑辦公室意味著依賴于數(shù)據(jù)驅(qū)動和可驗證的清晰和當前的洞察力。

以下是如何理解工作場所的利用率和圍繞它的設(shè)計，以塑造一個新的辦公室，在當前的非常時期及以后為員工提供支持。

什么是空間利用率？

如果占用率是空間容納某些人或物體的能力，則空間利用率是對該空間內(nèi)使用程度的衡量。例如，如果一個會議室可容納 10 人，而現(xiàn)在只有 8 人在里面，那么它的利用率為 80%。一個更實際的例子是隨著時間的推移使用。如果一個酒店服務臺每周有 40 小時可用，而每周僅占用 20 小時，則其利用率為 50%。還需要考慮相對利用率。如果會議室A、B和C都每周有40小時可用，并且利用率分別為75%、80%和20%，那么可以說C會議室的利用率遠低于平均水平。

大多數(shù)工作場所都有不同類型的空間：個人辦公桌、分組討論空間、會議室等。利用統(tǒng)計軟件將跟蹤員工使用這些空間的頻率和時間。結(jié)果是清楚地了解利用率趨勢。例子包括：

• 會議室在周四和周五使用最多
• 三人分組空間是最受歡迎的彈性空間
• 酒店辦公桌利用率每周平均為68%
• 上午10點至下午1點的時間段看到最多的房間預訂活動

辦公空間設(shè)計技巧

辦公空間設(shè)計的黃金法則是利用您擁有的數(shù)據(jù)。僅憑數(shù)據(jù)并不能說明整個故事。您可能認為對移動辦公桌的需求很大，因為您看到有人在使用它們，但您所看到的可能只占需求的一小部分。事實上，人們可能更喜歡完全不同類型的空間——他們無法進入的空間，因 為辦公室沒有足夠的選擇空間。

數(shù)據(jù)提供了很好的洞察力，但需要批判性思維才能使其具有可操作性。行政管理人員需要獲得洞察力，并結(jié)合上下文將其付諸實踐。例如，如果需要更多的休息空間，你不能將它放在酒店辦公桌組的中間——你可能會冒著破壞辦公桌概念的風險。相反，用批判的眼光來評估空間可用性并部署新概念，而不會破壞那些有效的概念。

最后，在改變工作場所時考慮微觀和宏觀尺度。對于較大的更改，請查看計劃以更好地了解可用空間和占用水平。對于特定空間的變化，了解對辦公室附近區(qū)域的影響。有很多機會在兩個級別進行更改，但您需要了解您的更改如何影響對辦公室的訪問以及這將如何 影響利用率。

將利用率放在重新設(shè)計的最前沿

舊的辦公室設(shè)計方式主要側(cè)重于利用您可用的空間。這是關(guān)于找到適合人們在空間內(nèi)的最佳方式，最大限度地提高生產(chǎn)力并最大限度地減少摩擦?，F(xiàn)在，這種方法已轉(zhuǎn)變?yōu)橐匀藶楸镜臉I(yè)態(tài)。這不是讓人們適應空間，這是關(guān)于整合空間以適應需要它的人。

考慮到利用率的設(shè)計意味著了解員工如何與空間互動以及他們對空間的期望。然后，它是關(guān)于使用數(shù)據(jù)根據(jù)這些需求來塑造和分配空間。隨著工作場所變得更加智能，這是一個越來越受數(shù)據(jù)驅(qū)動的過程。經(jīng)理應使用所有可用數(shù)據(jù)來了解利用率，并齊心協(xié)力創(chuàng)造符合 員工使用方式的空間——無論他們是全職辦公、靈活進出空間，還是遠程工作90%的時間。